Techniques et méthodes d'archivage : L’UGP Neer-Tamba a développé une formation au profit du personnel
Le personnel de l’Unité de Gestion du Projet de Gestion participative des Ressources naturelles et de Développement rural du Nord, Centre-Nord et Est, dit Projet Neer-Tamba a bénéficié du 02 au 07 août 2021 d’une formation en techniques et méthodes d’archivage. La formation, d’une durée de six (06) jours s’est tenue à Koudougou, dans la région du Centre-Ouest. C’est la salle de conférence de Chic Hôtel qui a servi de cadre à ladite formation.
L’archivage à travers le rangement, le triage, l’organisation, la conservation, la sécurisation efficace des documents pour des besoins de consultation et d’exploitation à cours, moyen et long termes occupe une place très importante dans les projets et programmes de développement notamment ceux financés par le FIDA. Il constitue un axe majeur visant l’amélioration de l’efficacité de la mise en œuvre des projets.
En raison de ce qui précède et au regard de l’abondance de données et d’information produites dans le cadre de la mise en œuvre du Projet Neer-Tamba après près de sept années d’intervention, la formation en technique et méthode a été initiée pour assurer la mise en place et la gestion des archives, incluant le traitement des documents, de leur émission à leur destruction, le choix du support d’archivage, la traçabilité et la mise en sécurité des archives.
A l’issue de la présente formation, le personnel est désormais à même de participer l’archivage rigoureux et strict des documents et informations du Projet pour faciliter le partage des données et des informations entre acteurs de mise en œuvre des projets et programmes. La mise en œuvre du Projet Neer-Tamba s’appuyant sur plusieurs acteurs et partenaires, la documentation générée est très importante. Il s’agit alors de conserver les documents pour des besoins de consultations ultérieurs.
Quelques participants et le formateur principal se sont prononcés sur la formation
Monsieur Pascal KAFANDO, Spécialiste en Système d’information géographique (SIG), Assistant au Responsable de la Cellule Aménagement : « Cette formation a été la bienvenue, car elle nous a permis d’apprendre les bonnes pratiques en matière d’archivage des documents en format physique et numérique. Désormais, nous aurons les bons réflexes en matière d’organisation de nos documents surtout que nous travaillons sur plusieurs dossiers. Grâce à cette formation, nous serons plus efficaces dans la réponse à certaines préoccupations et sollicitations ».
Monsieur Dramane PARE, Assistant du Responsable de la Cellule en Suivi-Evaluation : « Nous sommes très satisfaits de la formation, nous avons été sensibilisés sur la législation en matière d’archivage et tout ce qui est conservation de documents à travers notamment les durées et les techniques de conservations. Les outils d’archivage nous ont également été présentés, ainsi que les règles en matière d’archivage. Tout ceci va nous aider au quotidien. Beaucoup de choses vont changer désormais. Les documents stockés pêle-mêle dans nos bureaux et sur nos tables seront rangés et nous comptons constituer des dossiers susceptibles d’être archivés. Et cela est primordial, vu que la fin du projet est proche ».
Madame Rose Aline OUEDRAOGO/NASSA, Assistante de direction : « J’apprécie très positivement cette formation qui nous a outillés quant à l’archivage des documents, toutes choses qui nous permettront de mettre de l’ordre dans le travail que nous menons tous les jours. Il s’agira pour moi de classer les différents documents en fonction des critères, à travers la numérotation ou la répartition en séries et en sous-séries comme indiqué au cours de la formation. La question de la confidentialité sera désormais prise en compte et ce, de façon systématique dans le traitement des dossiers à nous soumis ».
Monsieur Edadjain BADOLO, Formateur principal : « c’est un sentiment de satisfaction et de joie, par rapport au nombre de participants, à la qualité des questions et à l’assiduité des participants qui ont montré leurs intérêts à apprendre les notions aussi bien techniques que pratiques de l’archivage physique et numérique. En tout cas nous serons heureux d’accompagner le Projet Neer-Tamba dans la mise en œuvre des recommandations issues de cette formation. En effet, le fond d’archives du Projet Neer-Tamba date de 2016, ce qui veut qu’il est d’une grande importance. Il serait mieux de faire une évaluation de ce fond d’archives, de la volumétrie pour essayer de faire un inventaire des archives afin d’identifier les documents pertinents et essentiels, les numériser et les mettre dans le système d’archivage. Tout cela doit s’inscrire dans un processus qui doit se faire le plutôt possible, afin que le fond existant puisse être sécurisé et mieux organisé lorsque le Projet va être clôturé. Quand les acteurs qui interviennent dans la chaine de production de l’information auront fini leurs missions, ceux-ci restitueront au fond les volumes d’archives qui auront été produits. Tout ce fond, constituant la mémoire du Projet Neer-Tamba sera ainsi conservé ».Caroline OUEDRAOGO,
Responsable en Gestion des Savoirs et Communication,
Portefeuille FIDA au Burkina Faso